Registrazione dell'orario di lavoro obbligatoria in Svizzera

In breve

Sì, in Svizzera i datori di lavoro devono di principio registrare l'orario di lavoro dei loro collaboratori. Lo prevedono l'art. 46 della legge sul lavoro (LL) e l'art. 73 dell'ordinanza 1 concernente la legge sul lavoro (OLL 1). Vanno registrati la durata del lavoro giornaliera e settimanale, compreso il lavoro straordinario, la sua collocazione nel tempo e le pause di 30 minuti o più. La documentazione va conservata per almeno cinque anni.

Per chi vale l'obbligo?

L'obbligo vale per tutti i collaboratori soggetti alle disposizioni sulla durata del lavoro e del riposo della legge sul lavoro. Si tratta della maggior parte dei dipendenti delle aziende private, indipendentemente da settore e dimensioni. I collaboratori a tempo parziale, gli ausiliari e gli apprendisti vi rientrano esattamente come quelli a tempo pieno. Anche il lavoro in home office è tempo di lavoro e va registrato.

Non sono soggetti a queste disposizioni, tra gli altri:

i lavoratori che esercitano una funzione dirigenziale elevata con ampi poteri decisionali (art. 3 lett. d LL)
le amministrazioni della Confederazione, dei Cantoni e dei Comuni (art. 2 LL), per le quali vale il rispettivo diritto del personale
le aziende della produzione agricola primaria e le economie domestiche private

Cosa va registrato?

L'art. 73 OLL 1 stabilisce quali indicazioni devono contenere gli elenchi. Per la registrazione dell'orario nella quotidianità contano soprattutto questi punti:

la durata del lavoro giornaliera e settimanale effettivamente prestata, compreso il lavoro compensativo e straordinario
la collocazione dell'orario di lavoro, cioè quando si è lavorato (inizio e fine)
la collocazione e la durata delle pause di mezz'ora o più
i giorni di riposo settimanale o compensativo concessi, se non cadono regolarmente di domenica
i dati personali, il tipo di attività nonché l'inizio e la fine del rapporto di lavoro

Per quanto tempo vanno conservati i dati?

Gli elenchi e la documentazione vanno conservati per almeno cinque anni dalla scadenza della loro validità (art. 73 cpv. 2 OLL 1). Su richiesta devono essere messi a disposizione delle autorità d'esecuzione (art. 46 LL). Competenti per i controlli sono gli ispettorati cantonali del lavoro, la vigilanza spetta alla Segreteria di Stato dell'economia (SECO).

Registrazione semplificata secondo l'art. 73b OLL 1

Dal 1° gennaio 2016 esistono due agevolazioni. Con la registrazione semplificata si registra solo la durata del lavoro giornaliero prestato, non la sua collocazione nel tempo. In caso di lavoro notturno e domenicale, inizio e fine vanno comunque registrati.

Il presupposto è che i collaboratori interessati possano stabilire in misura considerevole il proprio orario di lavoro. Il datore di lavoro conclude l'accordo con la rappresentanza dei lavoratori oppure, se non esiste, con la maggioranza dei collaboratori.

Nelle aziende con meno di 50 collaboratori la registrazione semplificata può essere convenuta anche individualmente per iscritto. L'accordo deve fare riferimento alle disposizioni vigenti sulla durata del lavoro e del riposo e ogni anno va svolto e documentato un colloquio sul carico di lavoro. Per i collaboratori con turni fissi, per esempio in cantiere o nel servizio, questo modello di solito non è adatto.

Rinuncia alla registrazione secondo l'art. 73a OLL 1

Un'azienda può rinunciare del tutto alla registrazione solo a condizioni severe, che devono essere soddisfatte tutte contemporaneamente:

1Si applica un contratto collettivo di lavoro (CCL) che disciplina la rinuncia.
2I collaboratori godono di grande autonomia nel lavoro e stabiliscono per lo più da soli il proprio orario di lavoro.
3Il loro reddito annuo lordo, bonus compresi, supera CHF 120'000 (a tempo parziale proporzionalmente meno).
4La rinuncia è convenuta per iscritto e individualmente. Entrambe le parti possono revocarla ogni anno.

I principali valori limite in sintesi

La registrazione dell'orario è la base per rispettare queste disposizioni della legge sul lavoro e per comprovarle in caso di controllo:

Durata massima settimanale del lavoro
45 ore per le aziende industriali, il personale d'ufficio, gli impiegati tecnici e gli altri impiegati nonché le grandi imprese del commercio al dettaglio, 50 ore per tutti gli altri lavoratori (art. 9 LL).
Lavoro straordinario
con una durata massima di 45 ore, al massimo 170 ore per anno civile. È retribuito con un supplemento del 25 per cento oppure, d'intesa con il collaboratore, compensato con tempo libero di uguale durata (art. 12 e 13 LL).
Pause
15 minuti per più di 5,5 ore di lavoro, 30 minuti per più di 7 ore, 1 ora per più di 9 ore (art. 15 LL).
Riposo giornaliero
almeno 11 ore consecutive, riducibile a 8 ore una volta alla settimana se in media su due settimane sono rispettate le 11 ore (art. 15a LL).
Lavoro notturno e domenicale
Il lavoro notturno si situa di regola tra le 23 e le 6, il lavoro domenicale tra le 23 del sabato e le 23 della domenica. Entrambi sono di principio soggetti ad autorizzazione.
Tragitto
Il normale tragitto casa-lavoro non è tempo di lavoro. Se il tragitto si allunga perché si lavora fuori sede, la differenza conta come tempo di lavoro (art. 13 cpv. 2 OLL 1).

Carta, Excel o app?

La legge non prescrive una forma particolare. Anche la carta o una tabella Excel sono ammesse, purché le indicazioni siano complete, ricostruibili e disponibili in caso di controllo. Nella pratica raramente manca la volontà, piuttosto il tempo: i foglietti si perdono, le tabelle vengono compilate a memoria a fine mese, straordinari e vacanze li somma qualcuno a mano.

Una rilevazione digitale delle presenze come Stempli ti toglie questo onere. I collaboratori timbrano entrata, uscita e pausa con un tocco sullo smartphone. I saldi dell'orario flessibile e delle vacanze si calcolano da soli, le modifiche successive passano come proposta con approvazione e restano ricostruibili, e il rapporto mensile per persona è pronto in PDF in pochi secondi.

Cosa succede se non si registra?

Gli ispettorati cantonali del lavoro possono controllare le aziende, chiedere di consultare la documentazione e ordinare misure. Altrettanto importante è la quotidianità: se nasce una controversia sugli straordinari, senza una registrazione accurata mancano le prove. Questo indebolisce la posizione del datore di lavoro. Una registrazione completa protegge quindi entrambe le parti.

Fonti

Questa guida offre una panoramica generale e non sostituisce una consulenza legale. I contratti collettivi di lavoro e le regole cantonali possono contenere disposizioni più severe.

Registrazione dell'orario di lavoro in Svizzera: cosa è obbligatorio?