Arbeitszeiterfassung Pflicht Schweiz 2026: Was KMU wissen müssen

Kurz gesagt

Ja, in der Schweiz müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden grundsätzlich erfassen. Das verlangen Art. 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) und Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1). Festzuhalten sind die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Überzeit, ihre Lage sowie Pausen ab 30 Minuten. Die Unterlagen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren.

Für wen gilt die Pflicht?

Die Pflicht gilt für alle Mitarbeitenden, die unter die Arbeits- und Ruhezeitvorschriften des Arbeitsgesetzes fallen. Das sind die meisten Angestellten in privaten Betrieben, unabhängig von Branche und Grösse. Teilzeitangestellte, Aushilfen und Lernende gehören genauso dazu wie Vollzeitangestellte. Auch Arbeit im Homeoffice ist Arbeitszeit und muss erfasst werden.

Nicht unter diese Vorschriften fallen unter anderem:

höhere leitende Angestellte mit weitreichenden Entscheidungsbefugnissen (Art. 3 lit. d ArG)
Verwaltungen von Bund, Kantonen und Gemeinden (Art. 2 ArG), für sie gilt das jeweilige Personalrecht
Betriebe der landwirtschaftlichen Urproduktion und private Haushalte

Was muss erfasst werden?

Art. 73 ArGV 1 legt fest, welche Angaben die Verzeichnisse enthalten müssen. Für die Zeiterfassung im Alltag sind vor allem diese Punkte wichtig:

die täglich und wöchentlich geleistete Arbeitszeit, inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit
die Lage der Arbeitszeit, also wann gearbeitet wurde (Beginn und Ende)
Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr
die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen
Angaben zur Person, zur Art der Beschäftigung sowie Ein- und Austritt

Wie lange müssen die Daten aufbewahrt werden?

Verzeichnisse und Unterlagen sind mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit aufzubewahren (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1). Sie müssen den Vollzugsbehörden auf Verlangen zur Verfügung stehen (Art. 46 ArG). Zuständig für Kontrollen sind die kantonalen Arbeitsinspektorate, die Aufsicht hat das Staatssekretariat für Wirtschaft (SECO).

Vereinfachte Erfassung nach Art. 73b ArGV 1

Seit dem 1. Januar 2016 gibt es zwei Erleichterungen. Bei der vereinfachten Erfassung wird nur die Dauer der täglich geleisteten Arbeitszeit festgehalten, nicht deren Lage. Bei Nacht- und Sonntagsarbeit sind Beginn und Ende trotzdem zu erfassen.

Voraussetzung ist, dass die betroffenen Mitarbeitenden ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festlegen können. Die Vereinbarung schliesst der Arbeitgeber mit der Arbeitnehmervertretung oder, wo keine besteht, mit der Mehrheit der Mitarbeitenden ab.

In Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden kann die vereinfachte Erfassung auch individuell schriftlich vereinbart werden. Die Vereinbarung muss auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitvorschriften hinweisen, und jährlich ist ein Gespräch zur Arbeitsbelastung zu führen und zu dokumentieren. Für Mitarbeitende mit festen Schichten, etwa auf der Baustelle oder im Service, passt dieses Modell meist nicht.

Verzicht auf die Erfassung nach Art. 73a ArGV 1

Ganz auf die Erfassung verzichten kann ein Betrieb nur unter strengen Bedingungen, die alle gleichzeitig erfüllt sein müssen:

1Es gilt ein Gesamtarbeitsvertrag (GAV), der den Verzicht regelt.
2Die Mitarbeitenden haben bei ihrer Arbeit grosse Autonomie und legen ihre Arbeitszeiten mehrheitlich selbst fest.
3Ihr Bruttojahreseinkommen inklusive Boni liegt über CHF 120'000 (bei Teilzeit anteilsmässig tiefer).
4Der Verzicht ist schriftlich und individuell vereinbart. Beide Seiten können ihn jährlich widerrufen.

Die wichtigsten Grenzwerte im Überblick

Die Zeiterfassung ist die Grundlage, um diese Vorgaben des Arbeitsgesetzes einzuhalten und bei einer Kontrolle zu belegen:

Wöchentliche Höchstarbeitszeit
45 Stunden für Industrie, Büropersonal, technische und andere Angestellte sowie Grossbetriebe des Detailhandels, 50 Stunden für alle übrigen (Art. 9 ArG).
Überzeit
bei 45 Stunden Höchstarbeitszeit höchstens 170 Stunden pro Kalenderjahr. Sie wird mit 25 Prozent Zuschlag entschädigt oder im Einverständnis mit Freizeit gleicher Dauer kompensiert (Art. 12 und 13 ArG).
Pausen
15 Minuten ab mehr als 5,5 Stunden Arbeit, 30 Minuten ab mehr als 7 Stunden, 1 Stunde ab mehr als 9 Stunden (Art. 15 ArG).
Tägliche Ruhezeit
mindestens 11 Stunden am Stück, einmal pro Woche auf 8 Stunden verkürzbar, wenn im Schnitt von zwei Wochen 11 Stunden eingehalten werden (Art. 15a ArG).
Nacht- und Sonntagsarbeit
Nachtarbeit gilt in der Regel zwischen 23 und 6 Uhr, Sonntagsarbeit zwischen Samstag 23 Uhr und Sonntag 23 Uhr. Beide sind grundsätzlich bewilligungspflichtig.
Arbeitsweg
Der normale Arbeitsweg ist keine Arbeitszeit. Verlängert sich der Weg, weil auswärts gearbeitet wird, zählt die Differenz als Arbeitszeit (Art. 13 Abs. 2 ArGV 1).

Papier, Excel oder App?

Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Auch Papier oder eine Excel-Tabelle sind erlaubt, solange die Angaben vollständig, nachvollziehbar und bei einer Kontrolle verfügbar sind. In der Praxis scheitert es selten am Willen, sondern am Aufwand: Zettel gehen verloren, Tabellen werden am Monatsende aus dem Gedächtnis nachgetragen, Überstunden und Ferien rechnet jemand von Hand zusammen.

Eine digitale Zeiterfassung wie Stempli nimmt diesen Aufwand ab. Mitarbeitende stempeln mit einem Tipp auf dem Handy ein, aus und in die Pause. Gleitzeit- und Feriensaldi rechnen sich selbst, nachträgliche Änderungen laufen als Vorschlag mit Freigabe und bleiben nachvollziehbar, und der Monatsrapport pro Person entsteht als PDF in Sekunden.

Was passiert, wenn nicht erfasst wird?

Die kantonalen Arbeitsinspektorate können Betriebe kontrollieren, Einsicht in die Unterlagen verlangen und Massnahmen anordnen. Mindestens so wichtig ist der Alltag: Kommt es zum Streit über Überstunden, fehlen ohne saubere Erfassung die Belege. Das schwächt die Position des Arbeitgebers. Eine lückenlose Erfassung schützt also beide Seiten.

Quellen

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Gesamtarbeitsverträge und kantonale Regeln können strengere Vorgaben enthalten.

Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: Was ist Pflicht?